•   poniedziałek, 22 października 2018
Zarządzanie czasem

W jaki sposób dobrze zarządzać czasem?

Po pierwsze, stwórz listę wszystkich aktualnych zadań, które musisz wykonać w ciągu dnia. Spisz wszystkie zadania od odpowiadania na telefony po realizację dużego projektu, jakim się teraz zajmujesz. Większe zadania, podziel na mniejsze elementy. Kiedy ukończyć pisanie listy zadań, zacznij wszystkie czynności kategoryzować. Pomocna przy tym okaże się matryca zarządzania czasem Coveya.

Zadania tam zapisane są w czterech ćwiartkach:

1 Ćwiartka: zadania najważniejsze i bardzo pilne. Obejmuje ona przede wszystkim wszystkie sytuacje kryzysowa i zadania, których termin się kończy i nie można go przekroczyć.

2 Ćwiartka: zadania ważne, jednak mniej pilne. Między innymi znajdzie się tam planowanie, przygotowanie oraz budowanie relacji.

3 Ćwiartka: zadania pilne, ale nie ważne. Znajdą się tu niektóre ze spotkań, dostarczone e-maile.

4 Ćwiartka: Zadania nie ważne ani niepilne.

Wybranie priorytetów

Istnieje wiele korzyści wynikających ze stworzenia tej listy. Rozmowy z pozostałymi pracownikami stają się o wiele bardziej efektywne. Kiedy znamy swoje priorytety, możemy je doprecyzować, poprzez informację od innych osób. Jeśli wszyscy członkowie będą znali priorytety pozostałych osób, uzyskają wtedy większą efektywność swojej własnej pracy.

Techniki zarządzania czasem

Znalezienie swoich priorytetów pomoże również w trakcie rozmów o wynikach. Jeśli twój szef albo ty, zgadzanie się z wybranymi priorytetami, lepiej jest jeszcze raz je przedyskutować. Nie warto oczekiwać, rocznej oceny. Można taką konwersację przeprowadzić za pomocą e-maila, w którym opiszesz to, nad czym aktualnie pracujesz i w jaki sposób, dysponujesz swoim czasem.

Odbiorcy

Najpierw zastanów się, z kim dokładnie chcesz się komunikować. W sposób staranny i dokładny stwórz listę swoich odbiorców. Czy wysyłasz informację, z których powinny sobie zdawać sprawę dane osoby, czy wiesz na pewno, że kierujesz pytanie do odpowiedniego odbiorcy?

Jeśli twoim celem jest ograniczenie ilości wysyłanych e- maili i zmniejszenie otrzymywanych wiadomości, zauważ dokładnie jakie treści umieszczasz w wiadomości do innych osób. Dobrze jest przedyskutować w organizacji, w jaki sposób należy wybierać głównych oraz pośrednich adresatów wiadomości. Przekaż informację o tym, że wszystkie osoby umieszczone w wierszu DW, umiejscowione są tam tylko w celu informacyjnym, i nie muszą udzielać się w dyskusji, jest to im wręcz odradzane.

Komunikat

Stwórz precyzyjny tytuł wiadomości i jasno określ komunikat do danego odbiorcy. Dokument musi być stworzony przemyślanie. Na samym początku powinny znajdować się najistotniejsze treści.

Zobacz również